Πριν αρχίσετε να συντάσσετε το βιογραφικό σας σημείωμα θα πρέπει να έχετε κατά νου κάποιες βασικές αρχές. Το βιογραφικό σημείωμα πρέπει να διακρίνεται για την:

Απλότητά του. Μη χρησιμοποιείτε άστοχες και περιττές εκφράσεις που φορτώνουν το βιογραφικό σας. Στόχος είναι να δημιουργήσετε ένα βιογραφικό το οποίο να διαβάζεται από τον κάθε εργοδότη σε σύντομο χρονικό διάστημα δίνοντας του τη δυνατότητα να σχηματίσει μια ολοκληρωμένη εικόνα για την υποψηφιότητά σας, τις γνώσεις και τις ικανότητες σας.

Πληρότητα του. Κατά τη σύνταξη του βιογραφικού σας σημειώματος προσπαθήστε να δώσετε όλες εκείνες τις πληροφορίες προκειμένου να δοθεί μια πλήρης εικόνα της υποψηφιότητας σας. «Επιτυχημένο» μπορεί να χαρακτηρισθεί ένα βιογραφικό, όταν δίνει απαντήσεις και όχι όταν δημιουργεί ερωτήσεις. Ταυτόχρονα, φροντίστε να επικεντρωθείτε στα ουσιώδη: δύο σελίδες αρκούν για να δώσετε μια ολοκληρωμένη εικόνα.       
Σαφήνειά του. Ένα βιογραφικό σημείωμα θα πρέπει να διακρίνεται για τη σαφήνεια του, δηλαδή να μην περιέχει δυσνόητα σημεία και χρονικά κενά.

Προσαρμογή του ανάλογα με τη θέση που ζητάτε. Τονίστε τα πλεονεκτήματα που θα ενισχύσουν την υποψηφιότητά σας στον πιθανό εργοδότη. Προσέξτε, όμως, να μην υπερφορτώστε το βιογραφικό σας διότι κινδυνεύετε, κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, να παρουσιάσετε μια εικόνα που θα υπολείπεται εκείνης του βιογραφικού σας.

Εμφάνιση του. Όπως, ήδη, έχουμε αναφέρει η εμφάνιση του βιογραφικού σημειώματος παίζει σημαντικό ρόλο στην αξιολόγησή του. Ένα βιογραφικό που είναι πρόχειρα γραμμένο, σίγουρα δημιουργεί άσχημες εντυπώσεις για το πρόσωπο στο οποίο αναφέρεται, ακόμη και αν το περιεχόμενο του είναι καλό. Μερικές πρακτικές οδηγίες που θα σας βοηθήσουν κατά τη σύνταξη του είναι οι εξής:
• Δώστε προσοχή στη διατήρηση των περιθωρίων τόσο εσωτερικά μεταξύ των θεματικών ενοτήτων όσο και περιφερειακά σε σχέση με τη σελίδα.   
• Αποφύγετε να διακόπτεται η ροή του κειμένου κατά την αλλαγή της σελίδας.
• Μη χρησιμοποιείτε πολλές και διαφορετικές γραμματοσειρές ή μεγέθη γραμμάτων. Το συνιστώμενο μέγεθος γραμμάτων για το κείμενο είναι οι 11 ή και 12 στιγμές.
• Εκτυπώστε το βιογραφικό σας σε καλή ποιότητας χαρτί.
• Κάντε ορθή και συνεπή χρήση κεφαλαίων γραμμάτων
• Κάντε ορθή και συνεπή χρήση υπογράμμισης.

Τέλος, μη ξεχάσετε να ζητήσετε από κάποιον τρίτο να διαβάσει το βιογραφικό σας προκειμένου να βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενό του είναι σαφές και εύκολα κατανοητό.  
 
ΣΥΝΘΕΣΗ ΤΟΥ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΟΣ

Η βασική δομή ενός βιογραφικού σημειώματος περιλαμβάνει τις θεματικές ενότητες οι οποίες παρουσιάζονται με λεπτομέρεια στη συνέχεια. Διαλέξτε τις θεματικές ενότητες στις οποίες θα αναφερθείτε στο βιογραφικό σας σημείωμα και καταγράψτε τα στοιχεία σας. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε και εσείς κάποιες θεματικές ενότητες οι οποίες δεν αναφέρονται στον παρόντα οδηγό και που ταιριάζουν περισσότερο στις ικανότητες και στην προσωπικότητά σας.     

ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ
Τα προσωπικά στοιχεία είναι η θεματική ενότητα η οποία πάντα προπορεύεται σε ένα βιογραφικό σημείωμα. Αναφέρετε ολόκληρο το όνομα σας, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας (διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο, φαξ, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), ημερομηνία γέννησης. Προαιρετικά, μπορείτε να δώσετε πληροφοριακά  στοιχεία για το αν είστε παντρεμένος ή άγαμος, τον τόπο γέννησης, την υπηκοότητα, την εκπλήρωση των στρατιωτικών υποχρεώσεων.
Σημείωση: Εάν επιθυμείτε να αποστείλετε το βιογραφικό σας σε διάφορες χώρες, σημειώστε εντός παρενθέσεως το διεθνή αριθμό κλήσης της χώρας σας και τον αριθμό κλίσης της περιοχής σας, ενώνοντας τους δύο κωδικούς με μια παύλα π.χ. (30-210) 512 7612 για έναν τηλεφωνικό αριθμό στην Αθήνα.  

ΣΤΟΧΟΣ ΣΤΑΔΙΟΔΡΟΜΙΑΣ 
Η αναφορά είναι προαιρετική και αυτό που αναφέρεται θα πρέπει να είναι σε συμφωνία με τη θέση στην οποία υποβάλλεται το βιογραφικό σας σημείωμα αλλά και με τα προσόντα σας. Οι στόχοι σας θα πρέπει να είναι ρεαλιστικοί αλλά ταυτόχρονα να ενέχουν και κάποια στοιχεία φιλοδοξίας.

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ
Ξεκινήστε από το πιο πρόσφατο ή σημαντικό τίτλο σπουδών σας. Στη συνέχεια αναφέρετε όλα τα επίπεδα σπουδών, μέχρι το Λύκειο, τα ονόματα των Τμημάτων και των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων όπου φοιτήσατε και τους ακριβείς τίτλους των διπλωμάτων που έχετε αποκτήσει. Ο βαθμός πτυχίου αναφέρεται μόνον εάν είναι υψηλός. Σε αυτήν την ενότητα μπορείτε να αναφέρετε και τη συμμετοχή σας σε ένα πρόγραμμα ανταλλαγής φοιτητών (π.χ. Erasmus).       
ΔΙΑΚΡΙΣΕΙΣ
Αναφέρετε υποτροφίες ή άλλες διακρίσεις που σας απονεμήθηκαν. Απαραίτητα στοιχεία που πρέπει να αναφερθούν είναι ο τίτλος της υποτροφίας ή της διάκρισης, το Ίδρυμα χορήγησης, το χρονικό διάστημα χορήγησης και ο λόγος για τον οποίο διακριθήκατε.

ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΕΙΣ – ΜΕΛΕΤΕΣ - ΕΡΓΑΣΙΕΣ
Σε αυτήν την ενότητα, για κάθε δημοσίευση που έχετε, πρέπει να καταγράψετε τον τίτλο του άρθρου, τους συγγραφείς, το επιστημονικό έντυπο δημοσίευσης (περιοδικό, βιβλίο, εφημερίδα, πρακτικά), τον τόμο, τεύχος, ημερομηνία, σελίδες. 
ΣΥΝΕΧΙΖΟΜΕΝΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ - ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ
Αναφέρετε τα σεμινάρια, προγράμματα συνεχιζόμενης εκπαίδευσης που έχετε παρακολουθήσει. Απαραίτητα στοιχεία που πρέπει να αναφερθούν είναι ο τίτλος του σεμιναρίου, ο φορέας υλοποίησης, η διάρκεια του σεμιναρίου, ο χρόνος και ο τόπος διεξαγωγής του.

ΓΝΩΣΕΙΣ Η/Υ
Αναφέρετε τις γνώσεις που διαθέτετε στη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών, απαραίτητων «euroskills» σε κάθε θέση εργασίας. Δεν αρκεί μόνο η αναφορά «καλή γνώση χειρισμού Η/Υ». Πρέπει να δώσετε πιο συγκεκριμένες πληροφορίες, όπως: Λειτουργικά Συστήματα που γνωρίζετε (DOS, UNIX), Γλώσσες προγραμματισμού(FORTRAN, COBOL, PASCAL), εφαρμογές λογισμικού: πακέτα σχεδίασης, στατιστικής κλπ, Βάσεις δεδομένων, διαχείριση δικτύων, Internet κλπ.     

ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ
Η ενότητα αυτή μαζί με την ενότητα που αναφέρεται στις σπουδές σας είναι οι σημαντικότερες του βιογραφικού σας σημειώματος.  
Χρονικό διάστημα: Σημειώστε τις ημερομηνίες που διαγράφουν το διάστημα κατά το οποίο εργαστήκατε σε μια θέση. Αν το διάστημα είναι μεγάλο, τότε αναφέρετε μόνο τα χρόνια. Εάν κατά τη διάρκεια των σπουδών σας συμμετείχατε σε κάποιο πρόγραμμα πρακτικής άσκησης, άμισθα ή έμμισθα, μπορείτε να το αναφέρετε ως επαγγελματική εμπειρία, καθώς έτσι πιστοποιείται μια πρώτη επαφή με τον κόσμο εργασίας.
 
Στοιχεία εργοδότη: Δώστε στοιχεία για την επιχείρηση, το ίδρυμα, ή το φορέα στον οποίο εργαστήκατε κατά το παρελθόν, δηλαδή την επωνυμία και τη διεύθυνση του εργοδότη, όπως επίσης και το είδος της επιχείρησης ή τον κλάδο στον οποίο ανήκει (π.χ. Μεταφορές και υλικοτεχνική υποδομή, Χρηματοοικονομικός έλεγχος).
Θέση εργασίας: Στη συνέχεια αναφέρετε τον τίτλο της θέσης εργασίας που κατείχατε και συνεχίστε την περιγραφή σας με το να παραθέσετε σε τηλεγραφικό ύφος τα καθήκοντα και τις ευθύνες που περιελάμβανε η θέση εργασίας. Απαραίτητο επίσης είναι να αναφέρετε και το χρονικό διάστημα το οποίο έχετε μείνει σε μια θέση.
Στρατιωτική θητεία: Οι άνδρες υποψήφιοι που έχετε εκπληρώσει τη στρατιωτική σας θητεία καλό είναι να το αναφέρετε εδώ,  με την προϋπόθεση ότι και κατά τη διάρκεια αυτής είχατε μια δραστηριότητα συναφή με το αντικείμενο της θέσης εργασίας. Εάν, για παράδειγμα, η θέση αφορά στο τμήμα προμηθειών μιας εταιρείας, η αναφορά πως στη διάρκεια της στρατιωτικής σας θητείας υπηρετήσατε σε θέση υπευθύνου εφοδιασμού είναι ένα στοιχείο που θα συνεκτιμηθεί.
Τέλος, θα πρέπει να έχετε κατά νου να προσαρμόζετε όσο το δυνατό περισσότερο την επαγγελματική σας εμπειρία στις απαιτήσεις της θέσης για την οποία ενδιαφέρεστε, καθώς επίσης και στις ανάγκες της εταιρείας ή του οργανισμού στον οποίο απευθύνεστε (targeted C.V.).        

ΞΕΝΕΣ ΓΛΩΣΣΕΣ
Αναφέρετε τις ξένες γλώσσες που γνωρίζετε και το επίπεδο της γνώσης αυτών με ένα χαρακτηρισμό. Είθισται να δίνονται αναλυτικά οι τίτλοι σπουδών για καθεμία από αυτές, ο φορέας από τον οποίο έχει απονεμηθεί  και η ημερομηνία απόκτησής αυτών.  

ΆΛΛΕΣ ΓΝΩΣΕΙΣ
Στην ενότητα αυτή θα πρέπει να καταγραφούν εξειδικευμένες γνώσεις που έχετε και οι οποίες δεν έχουν αναφερθεί στις προηγούμενες ενότητες. Τέτοιες γνώσεις μπορεί να είναι η μετάφραση επιστημονικής/ τεχνικής ορολογίας ή ό,τι άλλο κρίνετε ότι έχει σχέση με το αντικείμενο της θέσης.
ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΑ
Η ενότητα αυτή είναι προαιρετική. Καλό είναι να αναφέρετε στοιχεία που θα συμπληρώσουν την εικόνα σας και θα σας διαφοροποιήσουν από άλλους. Τα στοιχεία αυτά θα δώσουν μια προσωπική χροιά στο βιογραφικό σας και ενδεχομένως επιπλέον ερεθίσματα στον αναγνώστη για να επικοινωνήσει μαζί σας. Επιπλέον, στην ενότητα αυτήν μπορείτε να δώσετε πληροφορίες για τη συμμετοχή σας σε μία αθλητική ή πολιτιστική ομάδα, σε δραστηριότητες του δήμου κλπ, Σε κάθε περίπτωση η αναφορά στα προσωπικά ενδιαφέροντα θα πρέπει να είναι λιτή.  
ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ
Συνήθως στην ενότητα αυτή σημειώνεται: «Συστάσεις διαθέσιμες εφόσον ζητηθούν». Αν όμως επιθυμείτε να δώσετε περισσότερες πληροφορίες για τις συστατικές επιστολές που διαθέτετε, θα πρέπει να αναφέρετε το ονοματεπώνυμο του ατόμου που δίνει τις πληροφορίες για σας, το όνομα του οργανισμού ή της επιχείρησης που εργάζεται και τη θέση που κατέχει. Η επαγγελματική ιδιότητα των ατόμων που θα δώσουν συστάσεις για σας πρέπει να εγγυάται το κύρος των πληροφοριών.    

Υπάρχουν πολλές μορφές βιογραφικών σημειωμάτων. Εκείνες που χρησιμοποιούνται συχνότερα είναι η χρονολογική και η λειτουργική.

 ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ (EUROPASS CURRICULUM VITAE)

Η διαρκής μετακίνηση των εργαζομένων στα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης είναι πλέον γεγονός και τα επόμενα χρόνια θα γίνει ακόμα πιο έντονη. Παράλληλα, ένας από τους στόχους της Ε.Ε. είναι η ανάδειξή της στην «πλέον ανταγωνιστική οικονομία βασισμένη στη γνώση σε παγκόσμιο επίπεδο», η οποία προϋποθέτει την πλήρη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού. Η Επιτροπή θεωρεί ότι ο στόχος αυτός μπορεί να επιτευχθεί, μεταξύ άλλων, με τη θέσπιση του ενιαίου βιογραφικού σημειώματος, στο οποίο θα καταχωρούνται με καθορισμένη σειρά και συστηματικά τα προσωπικά στοιχεία, η εργασιακή εμπειρία, η εκπαίδευση και η επιμόρφωση του ενδιαφερόμενου, καθώς και τα υπόλοιπα προσόντά και οι δεξιότητές του.   Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ζητά την υιοθέτηση, σε εθελοντική βάση, από τις χώρες κράτη μέλη και τους Ευρωπαίους πολίτες του ενιαίου υποδείγματος βιογραφικού σημειώματος προκειμένου να αναδειχθούν ευκολότερα τα προσόντα τους όχι μόνο σε εθνικό αλλά και σε διεθνές επίπεδο. 
Θα πρέπει να τονίσουμε ότι το Ευρωπαϊκό Βιογραφικό Σημείωμα δίνει έμφαση στη λεπτομερή παρουσίαση των προσόντων και των δεξιοτήτων σας και σας οδηγεί:
-στην περιγραφή της επαγγελματικής σας εμπειρίας
-στην περιγραφή της εκπαίδευσης και κατάρτισης που έχετε ολοκληρώσει
-στη περγραφή των ικανοτήτων και δεξιοτήτων που αποκτήσατε κατά τη διάρκεια της κατάρτισης, της επαγγελματικής σας δραστηριότητας ή του καθημερινού σας βίου.
  
Πώς να συντάξετε το βιογραφικό σημείωμά σας με βάση το ευρωπαϊκό υπόδειγμα
• Μεταφορτώστε το ηλεκτρονικό υπόδειγμα στη γλώσσα της επιλογής σας από τον ακόλουθο ιστοχώρο: 
http://europass.cedefop.eu.int/htm/index.htm
και αποθηκεύστε το στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας.
• Συμπληρώστε στη συνέχεια τις διάφορες ενότητες στη δεξιά στήλη, αντικαθιστώντας το κείμενο ανάμεσα στις αγκύλες [ ] με τα προσωπικά σας στοιχεία. Μην τροποποιείτε την αριστερή στήλη.
Π.χ. αντικαταστήσετε την ενότητα [ΕΠΩΝΥΜΟ, όνομα] με το επώνυμο και το όνομά σας π.χ. ΘΕΟΔΩΡΟΥ, ΕΛΕΝΗ. Ακολουθήστε τη σελιδοποίηση του υποδείγματος και χρησιμοποιήστε την ίδια γραμματοσειρά. Για περισσότερη βοήθεια, συμβουλευτείτε τα παραδείγματα ΒΣ που προτείνονται στον ιστοχώρο:   http://europass.cedefop.eu.int/htm/index.htm